Ngày nay, dịch vụ cho thuê máy photocopy không còn xa lạ trong lĩnh vực máy văn phòng. Nhiều khách hàng đã chọn thuê máy photocopy thay vì mua bởi dịch vụ thuê máy photo mang lại cho khách hàng những lợi ích sau đây:
- Không tốn chi phí đầu tư ban đầu: Với các khách hàng là các công ty nhỏ, văn phòng đại diện… thì việc bỏ mấy chục triệu mua sắm máy photocopy để sử dụng cũng là vấn đề cần tính toán.
- Không cần nhân sự quản lý máy: Mọi vấn đề liên quan đến máy photocopy đều di bên cho thuê phụ trách.
- Không phải lo lắng về chi phí sửa chữa hay thay thế vật tư tiêu hao: Bên cho thuê sẽ thay bạn làm hết mọi việc.
- Luôn được sử dụng máy mới hiện đại: Nếu máy đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu công việc bạn sẽ được đổi máy khách mới, hiện đại hơn và định kỳ khoảng 1 năm bạn cũng sẽ được nâng cấp đời máy.
Ưu điểm của dịch vụ thuê máy photocopy
Điều bực bội nhất khi sử dụng máy photocopy là mỗi khi cần photo in ấn tài liệu thì máy lại sảy ra lỗi, nào là máy kẹt giấy, bản in bị lem mực…Đối với máy mua thì để máy hoạt động chở lại cần rất nhiều thời gian. Ban đầu phải thông báo người quản lý, gọi thợ kỹ thuật đến kiểm tra, tiếp đến trình báo giá sửa chữa, sau khi được duyệt lại gọi kỹ thuật đến thay thế…thời gian mất cả buổi hoặc vài ngày điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Ưu điểm lớn nhất của dịch vụ thuê máy photocopy là giải quyết được nhược điểm ở trên. Bên cho thuê thường xuyên kiểm tra bảo dưỡng máy hàng tháng nên rất ít sảy ra lỗi vặt. Trường hợp máy bị lỗi thì khách hàng gọi là bên cho thuê sẽ có mặt để xử lý trong vòng 2 giờ và sẵn sàng đổi máy tốt hơn nếu thời giản sửa quá 8 giờ. Khách hàng không cần quan tâm phải quản lý máy như nào để không sảy ra lỗi. Mọi vấn đề liên quan đến máy photo đều do bên cho thuê chịu trách nhiệm.
Các hình thức cho thuê máy photocopy
Cho thuê máy photocopy là hình thức bên cho thuê mang máy photocopy đến cho bên thuê sử dụng. Bên thuê chỉ việc cho giấy vào photo, in ấn tài liệu hoặc sử dụng chức năng scan để lưu trữ, gửi mail…
Bên thuê không phải trả tiền máy hay bất cứ chi phí nào khác như: Chi phí vận chuyển lắp đặt, chi phí sửa chữa thay thế vật tư…Và để được sử dụng máy photo thì khách hàng sẽ trả phí thuê theo các hình thức sau đây:
Hình thức tính phí theo thuê bao hàng tháng
Theo hình thức thuê này khách hàng sẽ trả một khoản phí nhất định khoảng từ 590.000đ cho 1 tháng là có máy photocopy để sử dụng. Tùy vào từng loại máy sẽ có mức giá thuê bao khách nhau. Với máy nhỏ có tốc độ thấp đáp ứng nhu cầu in ít thì giá thuê khoảng 590.000đ, với máy có tốc độ tầm trung đáp ứng nhu cầu in nhiều giá thuê khoảng 890.000đ; Với máy công suất lớn, tốc độ cao và dùng in số lượng lớn thì giá thuê bao khoảng 1.190.000đ.
Ngoài chi phí thuê bao thì khi khách hàng sử dụng trang nào sẽ phải trả thêm chi phí trang in khoảng từ 90đ đến 120đ trên 1 trang đối với máy photocopy đen trắng và khoảng 1000đ/trang với máy photo màu.
Hình thức thuê này phù hợp với khách hàng sử dụng ít; không xác định được số lượng cần in hàng tháng.
Hình thức tính phí theo định mức hàng tháng
Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán phí thuê theo gói thuê mà 2 bên đã thỏa thuận và trong tháng cũng không phải trả thêm bất cứ chi phí nào khác. Giả sử bên thuê ước lượng được số lượng sử dụng hàng tháng là 5.000 trang thì sẽ chọn gói thuê miễn phí 5.000 trang/tháng với giá 1.290.000đ. Tương tự với các gói miễn phí 10.000, 15.000… trang in trên 1 tháng. Với hình thức này khách hàng không phải căn số lượng in, in thoải mái trong giới hạn của gói và chỉ tính thêm chi phí khi in vượt quá số trang được miễn phí.
Chi phí sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy có đắt hơn khi mua máy không?
Đây cũng là câu hỏi của rất nhiều khách hàng khi tìm chọn dịch vụ thuê máy photocopy. Xét về nhìn nhận ban đầu thì có vẻ chi phí thuê máy sẽ đắt hơn mua máy. Phí thuê trong 1 năm có thể gần bằng chi phí mua 1 chiếc máy photocopy cũ cùng cấu hình. Tuy nhiên để so sánh chi tiết phải căn cứ vào mức sử dụng và thời gian thuê khoảng 2 hoặc 3 năm. Dưới đây là bảng so sánh chi phí mua và thuê máy photocopy:
So sánh chi phí giữa mua máy và thuê máy photocopy trong thời gian 3 năm.
1. Thuê máy MP 4055 gói 15.000 bản/tháng (Sử dụng khoảng 15.000 bản/tháng)
- Giá thuê: 1.550.000đ; số bản in được sử dụng miễn phí là: 15.000 bản.
- Phí phụ trội nếu có: 100đ/ trang
Tổng chi phí thuê 03 năm là: 1.550.000×36= 55.800.000đ (Chưa bao gồm thuế VAT)
Ưu điểm:
– Không mất chi phí đầu tư ban đầu
– không mất chi phí thay thế mực ,vật tư linh kiện; chi phí quản lý thiết bị
– không mất thời gian chờ đợi khắc phục khi máy lỗi(sẽ đảm bảo việc in ấn được thông suốt)
– Bảo trì định kỳ hàng tháng, máy luôn hoạt động tốt
- Thời gian khắc phục sự cố từ 30 phút đến 2h
- Máy hỏng quá 12h đổi máy mới
- Sẽ được nâng cấp máy sau 12 đến 15 tháng.
…..
2. Mua máy Ricoh MP4055 new 99%
(Bảo hành 24 tháng hoặc 50.000 bản chụp điều kiện nào đến trước thì chấm dứt trước)
- Chi phí đầu tư ban đầu: 28.990.000đ giá chưa 10%VAT(Sau 3 năm giá còn khoảng 7.000.000đ)
Chi phí mực, linh kiện hao mòn (loại dùng tốt) cho 3 năm với mức sử dụng khoảng 15.000×36=540.000 bản:
- Mực đen: 21 ống x 650.000đ=13.650.000đ; (1 ống tương đương 25.000 bản)
- Chi phí thay trống dự kiến 5 chiếc: 5×800.000đ= 4.000.000đ(mới chỉ tính hao mòn, chưa tính đến độ rủi ro như nổ trống, xước trống số lượng trống thay sẽ nhiều hơn)
- Chi phí gạt mực dự kiến 5 chiếc: 5x 300.000= 1.500.000đ
- Chi phí bột từ dự kiến 2 gói chiếc: 2x 1.650.000= 3.300.000đ
- Chi phí Sấy dự kiến 3 chiếc: 3x 1.850.000= 5.550.000đ(mới chỉ tính hao mòn, chưa tính đến độ rủi ro như xước sấy do ngoại vật số lượng thay sẽ nhiều hơn)
- Chi phí lô ép dự kiến 1 chiếc: 1x 900.000= 900.000đ
- Chi phí thanh nhiệt dự kiến 2 chiếc: 2x 900.000= 1.800.000đ
- Trục xạc dự kiến 3 chiếc: 3×550.000= 1.650.000đ
- Chi phí đổi các khớp khay dự kiến 3 chiếc: 3x 800.000= 2.400.000đ
- Chi phí thay gáo mực dự kiến 1 chiếc: 1x 1.200.000= 1.200.000đ
- Xương cụm trống từ dự kiến 1chiếc: 1×2.500.000= 2.500.000đ(Có thể không phải thay)
- Chi phí thay ngăn từ dự kiến 1 chiếc: 1×1.500.000= 1.500.000đ
- Bộ kéo giấy bản gốc khi photo, scan: 2x 900.000= 1.800.000đ
- Chi phí sửa chữa không thay thế vật tư sau thời gian bảo hành: dự kiến 3.000.000đ
Tổng chi phí: 72.150.000đ (giá chưa 10%VAT)(trong điều kiện máy chạy ổn định trong 3 năm) chưa tính chi phí rủi ro lỗi main mạch…giá nếu phải thay tổng khoảng 5.000.000đ.
Nếu mua máy thì không có những ưu điểm như khi thuê máy. Đặc biệt là việc chờ thời gian sửa chữa khi mua máy có thể mất từ 4h đến 24h vì phải mất thời gian kiểm tra, báo giá, duyệt giá …Nhược điểm này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc in ấn của công ty.
Nên thuê máy photocopy mới hay máy photocopy đã qua sử dụng?
Một điều chắc chắn là thuê máy photocopy mới sẽ tốt hơn thuê máy cũ. Máy photocopy mới đẹp hơn, chạy ổn định hơn tỷ lệ lỗi ít hơn. Tuy nhiên giá thuê lại cao hơn thuê máy đã qua sử dụng rất nhiều; và khi thuê máy mới phải kèm các điều kiện nhất định như: phải thuê tối thiểu 24 tháng, không được đổi máy khác trong suốt quá trình thuê…
Hiện nay, Thuê máy photocopy đã qua sử dụng( là loại máy đã được sử dụng ở các nước khác và chưa sử dụng ở Việt Nam) đang là lựa chọn hoàn hảo bởi các lý do sau:
- Tuy là máy đã qua sử dụng nhưng chất lượng không thua kém gì máy mới.
- Cùng mức phí thì thuê máy đã qua sử dụng khách hàng được dùng máy cấu hình cao, hiện đại hơn máy mới.
- Chi phí thuê chỉ bằng 1/3 so với thuê máy mới.
- Thời gian thuê linh hoạt và nhiều gói thuê để đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng.
- Được đổi hoặc nâng cấp đời máy theo nhu cầu của khách hàng
Thuê máy photocopy đã qua sử dụng của hãng nào tốt?
Trên thị trường cho thuê hiện nay có 3 hãng máy photocopy được nhiều đơn vị chọn để cung cấp cho khách hàng là Máy photocopy Ricoh, máy photocopy Fuji Xerox và máy photocopy Toshiba. Ngoài ra còn máy photocopy Canon, máy Kyocera…HP nhưng chiếm số lượng không nhiều.
Mỗi hãng máy có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên xét về góc độ hiệu quả mang lại thì máy photocopy Ricoh là đang được nhiều khách hàng lựa chọn. Sau đến Fuji xerox và Toshiba.
Máy photocopy Ricoh
Đây là thương hiệu nổi tiếng trên Thế Giới. Máy photocopy Ricoh được nhiều khách hàng chọn bởi tính thông dụng trên thị trường: Máy có hình thức đẹp, nhỏ gọn, chạy êm, giao diện dễ sử dụng, vật tư linh kiên rẻ , dễ thay thế… Máy photocopy Ricoh đa dạng về mẫu mã để khách hàng lựa chọn. Khách hàng thuê sử dụng ít, cần giá rẻ thì chọn mã Ricoh MP 3055/3555,Khách hàng dùng ở mức vừa phải, cần tốc độ nhanh có thể chọn Ricoh MP 4055/5055/6055, Khách hàng dùng photo, in ấn số lượng lớn chọn Ricoh MP 6503/7503.
Ngoài máy photocopy đen trắng thì máy photocopy màu Ricoh cũng rất tốt. Máy chạy êm, không kẹt giấy, Máy cho chất lượng bản in đẹp như file gốc. Một số mã máy được sử dụng nhiều nhất hiện nay: Ricoh MPC 3004/3504…; Ricoh IMC 4500/6000…
>>>Xem thêm: Máy photocopy Ricoh
Máy photocopy Fuji Xerox
Là dòng máy của Nhật Bản cũng khá nổi tiếng trên thế giới. Máy có thiết kế cũng khả gọn nhẹ, Máy có dung lượng bộ nhớ RAM lớn hơn dòng Ricoh. Về giao diện sử dụng không thuận tiện và dễ sử dụng như máy Ricoh. Máy fuji xerox cũng khá ổn định, không nhiều lỗi vặt. Hạn chế duy nhất là máy không được phổ thông, linh kiện vật tư thay thế còn đắt đỏ… nên chi phí thuê cao.
>>>Xem thêm: Máy photocopy Fujixerox
Máy photocopy Toshiba
Đây cũng là hãng nổi tiếng của Nhật Bản. Máy Toshiba ít được lựa chọn hơn bởi máy Toshiba cũ thường to và nặng, vận chuyển lắp đặt khó khăn. Những máy nhỏ hơn thì không được chắc chắn hay gãy vỡ. Giao diện sử dụng không nhiều tính năng. Máy chạy ồn…
Thái Dương đơn vị cho thuê máy photocopy uy tín chất lượng
Với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên môn cao và dày dạn kinh nghiệp, công ty Thái Dương đã phát triển hệ thống dịch vụ cho thuê và sửa chữa máy photocopy cho toàn bộ thị trường Hà Nội và các tỉnh Miền Bắc.
>>>Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Thái Dương
– Công ty Thái Dương chúng tôi với kinh nghiệm và uy tín của mình đã cung cấp máy photocopy cho thuê từ năm 2007 cho các tổ chức trong nước và nước ngoài với phương châm chất lượng, hiệu quả công việc, tối ưu hóa chi phí cho khách hàng do đó công ty luôn có chính sách tốt như:
+ Giá thuê máy photocopy rẻ nhất chỉ từ 590.000đ
>>> Xem thêm: Giá thuê máy photocopy tại Hà Nội và các tỉnh lân cận
+ Chỉ cho thuê các dòng máy đời mới (Sản xuất không quá 5 năm)
+ Đổi máy cho thuê cho khách hàng sau 01 năm sửa dụng hoặc khi có nhu cầu mở rộng…
+ Đổi máy cho thuê mới cho khách hàng khi máy hỏng hóc phải sửa chưa quá 4h trong ngày.
+ Cho mượn thêm máy khi khách hàng có nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch.
+ Áp dụng công nợ dài hạ cho các khu công nghiệp và khu chế xuất.
+ Miễn phí vận chuyển lắp đặt trong bán kính 150km
Thái Dương cho thuê máy photocopy và tặng lại máy khi hết hợp đồng
Đây là chính sách và hình thức cho thuê máy photo mới triển khai của Thái Dương. Với những công ty hoạt động lâu dài, các nhà máy sản xuất ở các khu công nghiệp…chọn hình thức thuê này cũng là một trong phương án giảm chi phí cho văn phòng. Sau thời gian thuê khoảng 24 tháng hoặc 36 tháng thì máy thuê sẽ thuộc sở hữu của khách hàng. Khi đó khách hàng không phải bỏ tiền mua máy mà vẫn có máy sử dụng. Và chỉ phải bỏ chi phí thay thế vật tư tiêu hao.
Ưu điểm
Giá thuê không thay đổi so với các hình thức thuê khác.
Giảm được chi phí sử dụng máy photocopy cho văn phòng.
Có được tài sản là máy photocopy với chi phí 0 đồng.
Nhược điểm
Phải ký hợp đồng lâu dài từ 24 tháng đến 36 tháng.
Không được đổi đời máy trong suốt quá trình thuê.
Bạn đanh có nhu cầu thuê máy photocopy? Bạn đang phân vân không biết nên mua hay thuê? Hãy liên hệ với Thái Dương theo số Hotline 0984586186- 02437755973 để được tư vấn đầy đủ mọi băn khoăn của bạn.